伝え方を工夫すと、慕われる上司になり、部下の仕事もはかどるようになります。
今回は「管理職が意識したい、部下への伝え方３つのポイント」についてお伝えします。
【慕われる上司はやっている！】管理職が意識したい、部下への伝え方３つのポイント【マネジメント心理学#2】
＝ 動画内容の紹介 ＝
こんにちは。西前です。
上司であれば部下に育って欲しいと誰もが思うでしょう。
しかし、その想いが空回りすることがあります。
今回は「管理職が意識したい、部下への伝え方３つのポイント」についてお伝えします。
その3つとは「曖昧な指示をしない」「自分本位ではない」「話が長くない」の3つです。
では、1つずつ解説していきましょう。
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1つ目は「曖昧な指示をしない」です。
上司の頭の中にあることと、部下の頭の中にあることは違います。
思った通りの仕事をして欲しいなら、部下にそれを伝える必要があります。
「いつまでに」という期限、「何を」という具体的な事柄、「どのように」という手法を明確に指示しましょう。
大切なのはメモやメールでお互いが共有することです。
言葉は目に見えませんので、何かあっても後から検証が出来ません。しかし、文字にするとそれが可能になります。
また部下も「あれ、いつまでにするんでしたっけ？」と後から聞くことは勇気が要ります。
指示は文字で共有し記録を残するようにしましょう。
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2つ目は、「自分本位ではない」です。
できない上司は、伝達手法が自分本位です。
相手の基準に合わせた伝え方をしていません。
その典型的な例が、カタカナのビジネス英語です。
「そのアセットは？」
「しっかりと因数分解しろよ！」
「アサインしたの？」
「議事録のサマリーは？」
「ナレッジ共有してね」
「フィジビリしてみよっか」
「それがイシューだな」
「エビデンスは？」
専門用語を使うと、仕事ができるように見えますが、会話において1番大切なことは伝わることです。
相手に合わせた言葉選びをしましょう。
サマリー＝概要 です。
エビデンス＝裏付け のことです。
ビジネス英語以外の表現を探すときは、「エビデンス 類語」などで検索してみてください。
日本語の表現が出てきます。
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最後3つ目、「話が長くない」です。
一生懸命に伝えようとして、話が長くなる人がいます。
しかし現実には、話が長くなるほど、伝わりにくくなります。
大事なことは、短く伝えましょう。
効果的な方法は3つです。
1「あらかじめ伝えたいことを明確にしておく」
頭で整理するのが苦手な人は、事前に要点メモして、それを伝えると良いでしょう。
2「結論から話す」
伝える時は、結論、理由、具体例、結論の順に話します。
これはPREP法という話の作り方です。
部下に報告を求める時も、この順番で行うようにすると、部下に習慣づけることができます。
３「読点を多用しない」
話が長い人は、読点が多いです。
読点というのは、文章と文章の間に入る点のことです。
句点、〇で終わらないからダラダラと話しが続きます。
ちょっとやってみましょう。
「君の今回のミスだけど、集中力が散漫だから起るだけど、そうなるのは自分自身の管理が出来ていないからであって、それが仕事の管理が出来ない事にもつながるんであって、こうして迷惑をかけることになるんだけど、君はそのことについてどう考える？」
どうでしょうか？
まったく意味が解らないですよね。
でも、こんな風に説教をしている人、以外と多いんです。
こうならないためにも、句点をつけて文章を区切ってください。
「今回のミスは集中力が散漫だから起こったんだね。
集中力を維持するためには自己管理が大切だね。
自己管理が出来ると仕事の管理もできるようになるだろうね。
では、どうすれば自己管理が上手く出来ようになると思うかな？」
このように読点を句点に変えて、スッキリと伝えましょう。
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以上の３つを意識すると、慕われる上司になり、部下の仕事もはかどるようになります。
そうすると、あなたの仕事も楽になるでしょう。
