西前好朗のビジネス心理学EP向上コンサルタント／公認心理師／NLPトレーナー

無駄な会議はワンパターンな進行・発言者の固定化で発生します。
今回は効率のよい会議にする方法を「心理学の視点」でお伝えします。

無駄な会議を行っている会社の多くは、会議の進行がワンパターンです。

報告・意思決定・問題解決・アイデア出し… 会議を行う目的は様々なのに、目的に合わせた進め方をしていません。

これではダラダラと無駄な時間が過ぎていくばかりです。
まずは会議の目的を整理しましょう。

以下は、会社でよくある4つの会議をまとめたものです。

情報共有が目的です。進捗状況や売上、現状の課題を、端的にまとめて報告してもらいます。

情報共有の1番のメリットは、成功事例を共有できることです。
議事録にも記載して周知することで、事例活用を促していきましょう。

逆に、上手くいっていない報告への個人的な説教や叱責はNGです。
それをすると正確な報告をしなくなります。最悪の場合、虚偽報告をするようになります。

そうならないためにも、上手くいかない原因の確認だけに留めましょう。
また原因の確認・現状の課題は「全員が報告後」に解決策を話し合うようにして下さい。

話し合う時は課題をリスト化し、類似項目でグループ化して優先順位をつけて進めて下さい。

問題の特定・共有・解決が目的です。
参加メンバーは、問題や課題をリストアップして用意して会議に臨むことが絶対条件です。
事前に周囲へ聴き取りをしましょう。

会議は以下の流れで行います。

1. リスト化した問題に優先順位をつける
2. 解決の期限を明確にする
3. 解決に向けて意見を出す

解決策が出るまでダラダラ会議をするのではなく、時間を区切って行いましょう。

会議時間の目安は30分です。
解決案が出ない場合は宿題にして、次回までにそれぞれが意見を用意します。

新たなアイデアを出すことが目的です。
ブレインストーミングやＫＪ法を活用することをお勧めします。

アイデアを生む「集団発想法」です。
1人では出てこないクリエイティブな発想を生む効果があります。

アイデアを系統ごとにグループ化・整理してまとめる手法です。

ブレインストーミングとKJ法、この2つを行うことで意見やアイデアが出やすくなります。
なお私は独自の手法として、ここにチャンキングを加えます。

情報を細分化したり、より大きな概念で包含することです。
思考の幅を広げ、深みを増すことができます。

大切なのは多くの意見を出すことです。
発言のハードルを下げるために、上役が率先してバカげたアイデアを言ってください。

そして、部下の何でもない意見をしっかりと承認してください。
こうすることで意見が出やすい雰囲気を作ることができます。

今後の方向性を決めることが目的です。
進む方向を決めるにはミッションとビジョンの確認が必須です。

というのも、ミッションやビジョンは会社が存続する目的だからです。
目的に沿って意見交換しながら、最終的な意思決定を行います。

会社によって意思決定の方法は異なると思います。

トップダウンなのか？
ボトムアップなのか？
データ重視なのか感覚重視か？

正しい答えはありませんが、自社の意思決定の方法に沿って必要な情報を用意するようにしましょう。

ここまで目的に合わせた会議の進め方ついて解説しました。

大切なのは、会議の目的に沿って運営することです。
そして長時間会議をしないことです

参加人数や目的によって異なりますが基本的には30分が目安です。
長くても1時間だと私は思います。長引く場合は次回の宿題にしましょう

無駄にダラダラ行うのではなく、全員が準備をしてきた上で、短時間で集中して行いましょう。