アフターコロナは対面とオンラインを併用する企業が五割を超えています。
会議の効率化には、目的・状況に合わせて対面会議・WEB会議を上手に使い分ける必要があります。
今回はそれぞれのメリットデメリッと共に、効果的な会議にする３つのポイントをお伝えします。
【会議】対面・オンラインを上手に使い分けるポイント！アフターコロナの正解は？
対面会議とオンライン会議 それぞれのメリット・デメリット
リモートワークが普及し、会議をオンラインで行う会社も増えました。
しかしうまく使い分けができない会社も多いようです。
対面会議とオンライン会議それぞれメリット・デメリットがあります。
会議の目的に応じて上手に使い分けましょう。
オンライン会議のメリット
オンライン会議は、スケジュール調整がしやすいです。
ネット環境があれば参加が可能なので、わざわざ社内にいる必要がありません。
また資料を画面で共有できるので、印刷代の削減もできます。
その他にも 参加者間の雑談がなく、スムーズに進行がしやすいということが挙げられます。
オンライン会議のデメリット
オンライン会議のデメリットには情報漏洩のリスクがあります。
また通信の不具合による不快感があったり、接続環境によっては集中できないなどの問題もあります。
その他にも「相手の雰囲気が掴みにくい」「意思疎通が難しい」と感じるのもデメリットの1つです。
対面会議のメリット
対面会議を行う一番のメリットは、圧倒的に意思疎通がしやすいことです。
会議の雰囲気が掴みやすいので、WEB会議と比べて発言や議論が活発になる傾向があります。
また、参加者同士で気軽にコミュニケーションが出来ることも大きなメリットです。
対面会議のデメリット
1つの場所に集まることで、時間の調整が必要になります。
また参加者間で雑談が増えるため、会議が長引くということが起こります。
WEB会議と対面会議どちらにもメリット・デメリットがあります。
会議の目的に応じて、WEBと対面を適切に使い分けましょう
対面会議・オンライン会議を上手に使い分けるポイント
会議は対面とオンラインを上手に使い分けると、時間を有効に使えるようになります。
また会議の質を上げることができる生産性向上にもつながります。
Web会議は開催の容易さから「大人数に報告し情報共有したい」時に有効です。
売上や進捗・今後の方針など、情報共有を目的とする会議がこれに当てはまります。
一方で対面会議は意思疎通が強みのため「議論を活発に行いたい」時に有効です。
方向性を決める・新商品開発など、意見を出し合い議論するものがこれに当てはまります。
会議を効率化する３つのポイント
事前準備の徹底
報告系の会議であれば、大抵の方が資料や発言内容を事前に準備すると思います。
でも中には、準備が甘い人がいます。
報告を目的とした会議なのに、報告内容が薄いんですね。
そのような報告なら、メールや社内チャットで十分です。会議を行う意味がありません。
コミュニケーションをとるからには、詳細かつ様々な視点の報告ができる準備を行うことがマナーです。
これは議論系の会議にも言えます。
会議室に来てから考え始めていては、いくら時間があっても足りません。
従業員には「自分の意見をまとめて会議にのぞむ」を徹底させましょう。
心理的安全性の構築
会議にまつわる悩みの1つに「決まった人しか発言しない」というものがあります。
多くの参加者が座っているだけで、オブジェや地蔵の様になっている…
これでは会議に参加させる意味がありません。
他の仕事をしてもらっている方が生産性につながります。
会議に参加している限りは、意見をだしてもらうのが理想です。
意見や議論が活発な会議を実現するには「心理的に安全」な雰囲気を構築しましょう。
心理的安全性とは
安心して発言できる環境のことです。
Googleが行った調査では、生産性の高いチームの共通点として「心理的安全性」の存在を示しています。
心理的な安全を感じることが出来ると、発言や行動が主体的になります。またチームが活性化します。
人は本能的に傷付くことを回避します。
「くだらない意見でも歓迎して議論を盛り上げていく」という雰囲気を作ることで、安心して発言できるようになります。
心理的安全性については、過去のコラムで詳しく解説しています。
時間厳守
ダラダラと長い会議は生産性を下げるだけです。
本来30分で終わる会議を1時間行うだけで30分の損です。
たかが30分と思うかもしれませんが、週1回の会議をしている会社では「1人当たり年間1440分」もの損失です。
日本を代表する企業であるトヨタは、会議は30分としているそうです。
会議を30分で終わるためには、前述したように「目的を明確にすること」「各自の事前準備」が必須です。
その上で、会議の終了時間が来たら「強制的に終える」ことをお勧めします。
会議を途中で終えるの！？と驚いた方もいるでしょうが、会議が長引けば長引くほど他の仕事に影響がでます。
また長時間の会議はストレスです。やる気と集中力を奪い、意思決定の質を下げます。
ストレスがやる気と集中力を奪うことについても、過去のコラムで詳しく解説していますのでそちらをご覧ください。
残業に対する規制が厳しい今、昭和の感覚で遅くまで働かせるのはナンセンスです。
会議時間を見直さないことは、自らの首を絞めるようなものです。
意見や案が出ないからといって、そのまま延長してはいけません。
とはいえ「何も決まっていないのに、会議を終えて大丈夫なのか？」と不安になる気持ちもわかります。
会議を強制的に終えるコツは「次回の議題を明確にする」ことです。
次回に向けて各自が準備をすることで、短時間で濃密な会議を実現します。
会議を見直して生産性向上を
段取り八分という言葉がありますが、結果を出すには準備が重要です。
- 目的を共有し各自が用意をすること
- 心理的安全性を構築すること
- 時間を徹底すること
以上３点を押さえることで、対面・オンラインどちらの手段でも質の高い会議が出来るようになります。
簡単だと思われるでしょうが、これを「従業員が当たり前にできるようにする」ことが重要です。
この機会に会議の仕方を見直して、より上質な会議を行ってくださいね。
